Missions

 Au sein de la Direction de la cohésion sociale, sous l’autorité de la Directrice et en collaboration étroite avec les responsables de services, vous occupez un poste pivot qui fait le lien entre la Direction et les services qui la composent.

 Vous assurez le secrétariat et une gestion administrative dynamique pour des secteurs aussi variés que la politique de la ville, la sécurité, la santé, le sport ou l’enseignement musical.

 Vous aurez ainsi à gérer le suivi de dossiers, favoriser la fluidité de la communication, et vous garantissez la qualité rédactionnelle des documents de la Direction tout en veillant à une organisation rigoureuse du classement.

 En binôme avec l’assistante administrative du service petite enfance, vous assurez la continuité des missions et faites preuve d’une polyvalence indispensable à la continuité et au bon fonctionnement du service.

 Enfin, vous participez à l’accueil de la Maison des familles à raison au moins d’une journée par semaine et avec une disponibilité accrue selon les nécessités du service.

Activités

Secrétariat & gestion administrative

• Vous concevez, mettez en forme et relisez l’ensemble des actes et documents administratifs de la Direction (courriers, délibérations, rapports, supports powerpoint…)

• Vous assurez la prise de note et la rédaction des comptes-rendus de réunion

• Vous assurez le suivi des courriers, le suivi administratif des envois des documents et pilotez la  circulation et la transmission des courriers en interne et en externe

• Vous veillez et participez à l’organisation rigoureuse du classement et de l’archivage

• Vous assurez l’organisation logistique des réunions ainsi que les déplacements des agents

• Vous assistez la Directrice et les responsables de service dans la gestion de leurs agendas et tenez à jour les bases de données (congés, télétravail…)

• Vous assurez la diffusion de l’information au sein de la Direction

• Vous êtes référent communication de la Direction,

• Vous participez activement à l’organisation logistique des évènements et manifestations.

Accueil physique et téléphonique

• Premier point de contact de la Direction, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des partenaires et usagers

• Vous qualifiez les demandes pour orienter efficacement vers les bons interlocuteurs et apportez des réponses de premier niveau

• Vous gérez les inscriptions aux stages et séjours de l’école intercommunale des sports

Gestion des ressources et suivi financier

• Vous gérez le budget et les commandes de fournitures de bureau

• Vous centralisez, vérifiez et saisissez les demandes d’achat et faites le lien avec les finances

• Vous gérez la régie de recettes de l’Ecole Intercommunale des Sports

 Polyvalence et continuité de service

• Vous assurez la continuité du secrétariat petite enfance lors des absences de l’assistante administrative, dans le cadre d’une polyvalence mutuelle

• Vous intervenez en appui à la Maison des Familles sous le lien fonctionnel de la responsable du service parentalité pour :

• Assurer en rotation avec les autres secrétaires de la Direction, l’accueil, l’orientation du public et la transmission des informations à la chargée d’accueil du site

• Pour cela vous mettez à jours vos connaissances et participez à des formations nécessaires pour maintenir un socle commun de connaissances

Compétences et qualifications

• Diplôme Baccalauréat ou titulaire d’un grade du cadre d’emplois des adjoints administratifs

• Expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction, expérience sur un poste similaire partagé appréciée,

• Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale,

• Aisance rédactionnelle et maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,

• Maitrise des outils informatiques Word, Excel, Powerpoint, Outlook, internet (rédaction, mise en forme, publipostage, agenda, recherches…),

• Connaissance de la fonction publique territoriale, de son organisation et son mode de fonctionnement serait un plus.

• Connaissance des logiciels professionnels (CIRIL, Sedit, MAARCH, Webdelib…) appréciée.

•  Esprit d’initiative et de synthèse,

• Sens de priorités,

• Capacité à s’organiser et à ne pas se laisser déborder par des sollicitations de différents interlocuteurs et des tâches multiples

Aptitudes

• Discrétion et réserve, autonomie rigueur

• Sens de l’écoute et du dialogue,

• Capacité de communication et de travail coopératif,

• Sens du contact et bonne aptitude relationnelle, sens de l’accueil.

Conditions d’exercice

• Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale

• Classé en catégorie C et ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs

• Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet

• Disponibilité pour des réunions le soir, ou en cas de pic d’activité

• Poste non éligible au télétravail

• Lieu d’exercice des missions : Hôtel de Communauté (prochainement au phare maison des familles), avec des déplacements ponctuels sur le territoire

  Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l’article L 332-8 du code général de la fonction publique.

  Candidatures à adresser avant le 12 mars 2026.